Здравствуйте, дорогие друзья! Сегодня я хочу познакомить вас с кейсом, который некогда был опубликован на сайте сообщества «E-xecutive», но так и не нашел достойного решения у тамошней аудитории. Кейс был предложен Мариной Корсаковой, автором книги «Ивент агентство «Альфа» на грани краха». Я не думаю, что этот кейс – реальная ситуация. Скорее всего, это теоретическая задача, которую Марина «забросила» в социальную среду, чтобы «подогреть» интерес к своей книге. Думаю, что такая проблема вряд ли могла возникнуть в компании подобного профиля, но нас это не должно беспокоить. Сам кейс весьма интересен, а проблемы, которые он на самом деле затрагивает, куда сложнее, чем банальный просчет «охотника за головами».
Ситуация
Владельцы некоего эвент-агентства наняли нового директора, который на предыдущем месте работы повысил эффективность компании и увеличил прибыль в сумасшедшее количество раз. Однако, здесь возникла серьёзная проблема – конфликтная ситуация между новым директором и его подчиненными, так как свою деятельность он начал с наведения порядка на рабочих местах своих подчиненных, требований от каждого сотрудника четкого плана действий на каждый день и введения суровых правил на этот счет.
Отталкиваясь от собственного опыта могу сказать, что подобная ситуация едва ли могла возникнуть именно в эвент-агентстве, так как обычно подобные компании возглавляют «продюсеры». Я знаю это по рекламной отрасли, в которой имеет место схожее делопроизводство, также я работал с несколькими небольшими компаниями, работающими на рынке эвент-услуг. При первом взгляде действительно может показаться, что в них царит полный хаос, но на самом деле этот хаос упорядочен, каждый занимается своим делом, четко знает свои задачи и успешно с ними справляется.
Действия руководителя в данной ситуации вызваны невозможностью быстро понять особенности компании и включиться в производственный процесс. Попытки добиться от сотрудников порядка на столе и планирования рабочего дня больше похожи на стремление получить контроль хотя бы над чем-то и нащупать отправную точку для дальнейших действий.
Я сам являюсь жутким педантом и имею стаж управления творческими коллективами уже более 15 лет. И с уверенностью могу сказать, что в хаос в таких компаниях – это часть делопроизводства, а руководителю просто необходимо научиться управлять этим хаосом. А если у него ничего не получается – эта работа просто не для него.
Как я уже говорил, предложить подобную вакансию человеку, описанному в кейсе – это серьезный просчет рекрутера, и владельцы эвент-агентства вправе потребовать замены и/или денежной компенсации пока в погоне за порядком новый директор окончательно не развалил компанию. Но нет безвыходных ситуаций и хочу предложить своё решение этой задачи без изменения каких бы то ни было условий.
Моё решение проблемы
Решение, которое я предлагаю до банальности простое. Но сначала нам нужно рассмотреть делопроизводство в подобных компаниях.
Как правило, производственный коллектив в таких компаниях состоит из одной или нескольких независимых команд, участники которой работают над одним или несколькими проектом одновременно. В каждой команде есть лидер, а обязанности распределяются между участниками команды. Каждый участник которой, в свою очередь, является специалистом в своей области и отвечает за определённый вид работ или коммуникаций. Нередко, несколько сотрудников выполняют схожую функция в разных сферах деятельности или «нишах», но в случае крайней необходимости могут заменять или страховать друг друга. Поэтому, если представить рабочий процесс подобной команды, то это нескончаемые «мозговые штурмы», непрекращающиеся телефонные переговоры и разъезды, работа над эскизами и их согласование с заказчиком и исполнителем и т.д. и т.п. И упорядочить весь этот процесс делопроизводства просто невозможно не причинив серьёзный ущерб бизнесу.
Единственным возможным, на мой взгляд, решением является максимальная изоляция нового руководителя от сотрудников компании. Этого добиться несложно, так как если компания нанимает руководителя, который совершенно ничего не смыслит в профиле их деятельности, то помощник или заместитель по производственным вопросам ему просто необходим. Таким образом, именно этот человек и должен взять на себя роль посредника между «противоборствующими сторонами». И если этот новый руководитель так хорош, то пусть занимается именно тем, в чем он так хорош – разработка эффективной стратегии компании и/или продажами. Можно было бы ещё предположить, что он может умело управляться с ресурсами, но тогда это уже был бы антикризисный управленец, а он уж точно не начал бы с порядка на рабочем столе, так как это, как говорится «на ходовую не влияет».
Конечно же, полностью изолировать руководителя и отрезать его от производственного процесса нельзя, иначе он не сможет выполнять свои функции. Но и здесь есть решение, которое я внедрял в своей компании. Необходимо ввести «тикетную систему» или её подобие, т.е. рабочую среду, в которой при появлении нового клиента будет создаваться проект с подробным описанием задачи и этапов работ. А сотрудники компании ежедневно будут добавлять в эту систему список выполненных задач по каждому из проектов, помечать этапы работ и указывать общий процент выполнения проекта и дату его окончания.
Руководитель будет заходить в систему, мониторить происходящее и думать: «О! Всё идет хорошо, можно спать спокойно!». В свою очередь внедрение подобной системы не только не сильно обременит самих сотрудников, но и поможет им экономить собственное время и самим быть в курсе событий без лишних вопросов к своим коллегам. И, конечно же, введение такой системы немного дисциплинирует коллектив. Как говорится, и овцы целы и волки сыты!
Конечно, подобрать такое готовое решение или сформулировать техническое задание подобного программного обеспечения вовсе непросто и над этим придется изрядно попотеть. Но, с одной стороны, это вовсе не колоссальные капиталовложения, а с другой стороны, после внедрения такой системы вы с ужасом будете вспоминать то время, когда вы жили без неё.
(голосов - 21, средний балл: 7,00 из 7)Поделиться
